Privacy verklaring Fertiliteitskliniek Twente


Doel privacyverklaring


Inzicht hebben in welke gegevens Fertiliteitskliniek Twente (FKT) van u verwerkt, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mogen inzien, hoe uw gegevens bewaard worden, aan wie uw gegevens worden doorgegeven en welke invloed u hierop zelf zou kunnen uitoefenen.

1. Wat zijn persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die het mogelijk maken om u te identificeren. Daarbij kunt u bijv. denken aan uw naam, adres, geboortedatum, Burger Service Nummer (BSN), telefoonnummer, e-mailadres, gebruikersnaam en IP-adres. Hieronder vallen ook uw medische gegevens.

2. Welke persoonsgegevens worden door FKT verwerkt?
Afhankelijke van uw zorgvraag, welk onderzoek of behandeling, verwerkt FKT de volgende persoonsgegevens: naam, adres, postcode, woonplaats (NAW gegevens), telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, BSN, nationaliteit, IP-adres, gezondheidsgegevens en gegevens die specifiek gerelateerd zijn aan uw zorgvraag m.b.t. uw zwangerschapswens.

3. Voor welke doeleinden verwerkt FKT uw persoonsgegevens?
Voor het verlenen van zorg
De gegevens die FKT voor u verwerkt, zijn bedoeld om de behandeling waarvoor u zich tot FKT heeft gewend, te kunnen uitvoeren. Dit houdt in dat FKT die gegevens verwerkt die nodig zijn om u de gewenste behandeling en juiste professionele zorg te kunnen bieden.
Voor het informeren van andere zorgverleners binnen of buiten FKT
De gegevens uit uw persoonlijke dossier (EPD) gebruiken wij voor het informeren van andere zorgverleners binnen of buiten FKT (huisarts, verwijzers, apotheek). Mocht u dit bezwaarlijk vinden dan kunt u hiertegen schriftelijk bezwaar te maken.

Ter verbetering van de kwaliteit van zorg
Wij gebruiken uw gegevens voor ons kwaliteit systeem (systematische bewaking, beheersing en verbetering van de kwaliteit binnen FKT). Het is van belang om onbedoelde gebeurtenissen tijdens het zorgproces te analyseren , incidenten te melden en te analyseren. Deze gegevens zijn niet openbaar en worden alleen gebruikt worden door de personen die deze gebeurtenissen, incidenten behandelen, tenzij dit meldingen/incidenten betreft waar wij wettelijk toe verplicht zijn ze te melden.

Ten behoeve van de financiële administratie
FKT maakt hiervoor gebruik van een persoonlijk administratiedossier, welke wordt gekoppeld aan de declareerbare eenheden zorg (DOT registraties). Op deze manier kunnen behandelingen worden gedeclareerd bij uw zorgverzekeraar. Wordt uw behandeling niet door uw zorgverzekeraar vergoed, dan gebruikt FKT uw gegevens om de zorg aan u persoonlijk te kunnen factureren. De verwerking en afhandeling van uw financiële administratie wordt FKT ondersteunt door een externe partij, een administratie kantoor.
Daarnaast worden uw gegevens ook verwerkt m.b.t. declaraties aan derde partijen, die in opdracht van FKT diensten hebben verleend (bloedonderzoek, medicatie).
Met deze externe partijen hebben wij strikte afspraken over uw privacy. Ook zij zijn verplicht zorgvuldig met uw gegevens om te gaan en mogen deze niet verspreiden of openbaar maken.

Om contact met u op te nemen
FKT verwerkt persoonsgegevens om contact op te nemen met u, indien u een vraag stelt per post, via de website, telefoon of e-mail. Bij het versturen van bijzondere persoonsgegevens maakt FKT gebruik van een extra beveiligde e-mail verbinding.

4. Uitgangspunten verzamelen persoonsgegevens
Noodzakelijk
Uw persoonsgegevens worden door FKT alleen voor eerder genoemde doeleinden verwerkt. FKT verzamelt alleen die persoonsgegevens van u die noodzakelijk zijn voor zorgvuldig kunnen uitvoeren van de zorgverlening.

Vertrouwelijk
FKT gaat ervanuit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Al onze medewerkers zijn daarom tot geheimhouding verplicht en hebben hiervoor een verklaring getekend. Dit geldt ook voor derden die door ons worden ingehuurd, meelopen t.b.v. opleiding, uitvoeren van technische werkzaamheden.

Toestemming/geen toestemming
Indien FKT uw gegevens voor andere doeleinden zou willen gebruiken, zal FKT u hiervoor expliciet toestemming vragen en alleen met uw toestemming uitvoeren.
Uw toestemming is niet nodige indien uw gegevens anoniem worden gebruikt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij ons patiënten tevredenheidsonderzoek en wanneer er sprake is van:
• Een ernstige calamiteit is FKT (zonder uw toestemming) deze verplicht te melden bij de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd.
• Incidenten m.b.t. weefselverlies moeten worden gemeld bij Transfusie- en Transplantatiereacties in Patiënten (TRIP).
• Mogelijke uitbraak van infectieziekten zijn wij verplicht uw gegevens door te geven aan de Gemeentelijke GezondheidsDienst (GGD).
• Bij het vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn wij verplicht dit te melden bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK).

Bewaartermijn
Uw gegevens worden niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, dan wettelijk is toegestaan. Het bewaartermijn is afhankelijk van de aard van gegevens , de doeleinden en wettelijke verplichtingen. Dit kan dus verschillend zijn.

5. Waar worden uw persoonsgegevens bewaard
Uw gegevens worden vastgelegd in een persoonlijk elektronisch planning-/ zorg dossier en in een persoonlijk elektronisch financieel-/administratie dossier. FKT maakt gebruik van systemen en partijen die voldoen aan de hiervoor gestelde wettelijke vereisten. Papieren dossiers worden opgeslagen in afgesloten kasten of ruimten.
6. Melden incidenten persoonsgegevens
Mocht het toch blijken dat er iets niet goed is verlopen met de bescherming van uw persoonsgegevens, of wanneer FKT dit vermoedt, dan is FKT verplicht dit te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijke ongunstige of nadelige gevolgen heeft, wordt u zo snel mogelijk door FKT hierover geïnformeerd.

7. Wat zijn uw rechten
Recht op inzage in medisch dossier
De zorgverleners van FKT zijn verplicht een medisch dossier van u bij te houden. U heeft het recht om de volgende gegevens in het medisch dossier in te zien:
•NAW-gegevens ( elementen BasisgegevensZorg)
•Specialistenbrieven
•Ontslagbrieven (punctiebrief)
•Laboratorium uitslagen
•Radiologie verslagen
Persoonlijke werkaantekeningen van de zorgverleners behoren hiertoe niet.

Wanneer u aangeeft gebruik te willen maken van dit recht kunt u een verzoek indienen bij de zorgverleners van de kliniek (mondeling/schriftelijk). Het verzoek wordt genoteerd in uw digitaal medisch dossier. Er kan een afspraak worden ingepland bij de hoofdbehandelaar van de patiënt voor het inzien van het medische dossier t.a.v. bovenstaande genoemde punten.

Opvragen kopie medisch dossier
Uw medisch dossier is eigendom van FKT. U heeft daarom niet het recht uw medisch dossier mee te nemen.
U heeft wel recht op kopieën van uw gegevens uit uw medisch dossier:
•NAW-gegevens ( elementen BasisgegevensZorg)
•Specialistenbrieven
•Ontslagbrieven (punctiebrief)
•Laboratorium uitslagen
•Radiologie verslagen (FKT specialistenbrief)

Wanneer u hier gebruik van zou willen maken kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen, door een mail te sturen naar secretariaat@fertiliteitskliniektwente.nl
onder vermelding van:
•Welke gegevens gewenst worden (zie aangegeven mogelijkheden)
•Naam patiënt
•Geboortedatum patiënt
•BSN nummer (indien niet aanwezig dan gebruikte controle document 1e intake)
•Telefoonnummer mobiel
•Email adres waar de gegevens naar toegestuurd moeten worden

Indien van toepassing:
•Naam partner
•Geboortedatum partner
•BSN nummer partner (indien niet aanwezig dan gebruikte controle    document  1e intake)
•Indien van toepassing geboortedatum partner
•BSN nummer (indien niet aanwezig dan gebruikte controle document 1e intake)

De secretaresse neemt vervolgens telefonisch contact op met de patiënt door te bellen naar het doorgegeven telefoonnummer, verifieert actief de doorgegeven gegevens.

Recht op rectificatie/bezwaar
U heeft het recht om gegevens te rectificeren wanneer uw gegevens:
• Onjuist of onvolledig zijn
• Uw gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor FKT ze verwerkt
• In strijd zijn met een wettelijk voorschrift

Wanneer u aangeeft gebruik te willen maken van dit recht kunt u een verzoek indienen bij de zorgverleners van de kliniek (mondeling/schriftelijk). Het verzoek wordt genoteerd in uw digitaal medisch dossier.

8. Wijzigingen
Deze privacy verklaring kan in de loop van de tijd wijzigen. De meest recente versie vindt u altijd op onze website.

Heeft u vragen of opmerkingen over de privacy verklaring FKT neemt u dan gerust contact met ons op:
Fertiliteitskliniek Twente
Demmersweg 66
7556 BN HENGELO (ov)
074-2554090
Mail: kwaliteit@fertiliteitskliniektwente.nl

9. Functionaris gegevens beschermer
FKT maakt hiervoor gebruik van een externe dienst van Ziekenhuisgroep Twente (ZGT). Het contact met de functionaris gegevens beschermer verloopt via onderstaande contact gegevens:
Fertiliteitskliniek Twente
Demmersweg 66
7556 BN HENGELO (ov)
074-2554090
Mail: kwaliteit@fertiliteitskliniektwente.nl
t.a.v. functionaris gegevensbeschermer.
FKT draagt zorg dat uw gegevens gedeeld worden met deze externe partij.